İşyeri dosyalarının kanun kapsamından çıkarılması ve iz işlemleri

Neden önemlidir? (Genelge 1/5/0)

İşyeri dosyalarının kapsamdan çıkarılması ve ize ayrılması zamanında yapılmazsa ünitelerde gerçekte kaç faal ve kaç gayri faal dosya bulunduğu bilinemez; borcu bulunmadığına ilişkin sorgular gecikir, faal olup ödeme yapmayan işverenlerin borçları zamanında takip edilemez. Bu nedenle kapsamdan çıkarma, ize ayırma ve imha işlemlerinin zamanında yapılması gerekir.

Kanun kapsamından çıkarma (1/5/1)

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 34 üncü maddesine göre özel nitelikteki inşaat işyerleri ile ihale konusu işyerleri hariç olmak üzere, kapanma, terk veya tasfiye olmadığı halde en az iki yıl süreyle sigortalı çalıştırılmadığı bildirilen veya tespit edilen işyeri dosyaları, sigortalı çalıştırılmaya son verilen tarih itibarıyla ünitece Kanun kapsamından çıkarılır.

• Son aylık prim ve hizmet belgesinin verildiği tarihten itibaren iki yıl geçen dosyalar sistem tarafından otomatik olarak, en son bildirim yapılan ay sonu itibarıyla kapsamdan çıkarılır (“Otomatik Kanun Kapsamından Çıkış” menüsü).
• Özel bina inşaatı veya ihale konusu işin bitirilmesi ya da devamlı işyerinin kapanma, terk veya tasfiyesinin bildirilmesi veya tespiti halinde iki yıl beklenmez; sigortalı çalıştırılmaya son verilen tarihten itibaren kapsamdan çıkarılır.

Başlama ve bitiş tarihlerinin tespiti

Özel bina inşaatında başlama ve bitiş tarihleri resmi belgeyle kanıtlanamazsa, aksine tespit yoksa yapı ruhsat tarihi başlama tarihi sayılır. Bitiş tarihi ise beyan edilen tarih dilekçe tarihinden itibaren bir ay içinde ise beyan edilen tarih, değilse dilekçenin Kuruma intikal ettiği tarihtir. İtiraz halinde denetim elemanlarının tespitine göre işlem yapılır.

İhale konusu işlerde tarihler ihale makamı belgeleriyle kanıtlanamazsa yüklenicinin Kuruma müracaat tarihi başlama tarihi kabul edilir; bitiş tarihi için aynı bir aylık kural uygulanır.

İz işlemi

Otomatik ya da ayrı ayrı kapsamdan çıkarılan dosyaların Kuruma borcu bulunmaması halinde iz işlemi de yapılır.

Tutanak ve fiş (1/5/1.2)

Kapsamdan çıkış tarihi, nedeni ve işlemi yapan personelin kullanıcı kodu sistemde kayıtlı olduğundan “işyeri teftişten sarfınazar tutanağı” ve “işyerinin kanun kapsamından çıkarılma fişi” düzenlenmez.

İmha (1/5/2)

İmha işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 17–22 nci maddeleri uygulanır. Saklama süreleri SGK Saklama Süreli Standart Dosya Planı ile Devlet Arşivleri Başkanlığının ortak alanlara ilişkin tespit ve değerlendirme formundaki sürelerdir.

Kapsamdan çıkmış dosyadan belge verilmesi (1/5/3)

Kapsamdan çıkarılmış ancak henüz ize ayrılmamış dosyadan belge verilmek istenirse sistem “işyeri dosyanız kanun kapsamından çıkmış olması nedeniyle giriş yapılamaz” uyarısı verir. İşveren SGM'ye başvurduğunda kapsamdan çıkış kaydı kaldırılır ve yeniden aylık prim ve hizmet belgesi verilmesi sağlanır.

Sınavda dikkat

• İki yıllık kural özel inşaat ve ihaleli işyerlerine uygulanmaz.
• Otomatik çıkış tarihi en son bildirim yapılan ayın sonudur.
• İz işlemi için borç bulunmaması şarttır.
• Kapsamdan çıkışta tutanak ve fiş düzenlenmez.