SSİY: Aylık prim ve hizmet belgesi

Belgenin içeriği ve türleri (md. 102/1–2)

• İşveren; 4. ve 5. madde sigortalıları, SGDP'ye tabi olanlar ve geçici iş ilişkisiyle devredilenler için sicil no, ad-soyad, prim günü, PEK, giriş-çıkış tarihleri, eksik gün sayısı ve nedeni, çıkış nedeni, primler ile işveren ve belge bilgilerini içeren belgeyi verir.
• Belge türleri: aylık prim ve hizmet belgesi (Ek-9, 9/A, 9/A1), aylık ve yıllık FHZ prim belgesi (Ek-9/B, 9/B1), yıllık itibari hizmet prim belgesi (Ek-9/C, 9/C1). Belgeler asıl, ek veya iptal nitelikte olabilir.
• 4/a'da hak edilen ücretler ile prim-ikramiye ayrı ayrı gösterilir.
• Sigortalı çalıştırmaya son veren işveren bunu 15 gün içinde bildirir; bildiren işverenin her ay ayrıca bildirim yapması gerekmez.
• Kurum belgeyi diğer kamu idarelerine verilen belgelerle birleştirebilir (muhtasar ve prim hizmet beyannamesi).

Verilme süreleri (md. 102/3, 6, 18–19)

• 4/a için özel ve resmî işyerleri, ilişkin olduğu ayı izleyen ayın 26'sı saat 23.59'a kadar e-sigortayla verir. Ayın 15'i–14'ü arasında ücret alanlarda esas ay, 15. günün içinde bulunduğu aydır.
• Süre dışında verilse de süresinde sayılan ek belgeler: TİS ücret farkları (TİS imza tarihi), Yüksek Hakem Kurulu kararları, idare veya mahkeme kararıyla geriye dönük ücretler, Maliye vizesi gecikmeleri, işe iade ve arabuluculuk kararları vb. — ilgili tarihi takip eden ayın 26'sına kadar verilirse.
• Yabancı ülkelere sefer yapan ve süre içinde dönmeyen araçlarda belge, verilme süresinin bitiminden itibaren bir ayı geçmemek üzere aracın dönüş tarihini izleyen ayın 26'sına kadar verilebilir.
• 4/c'de belgeler maaş ödeme dönemine göre ayın 11'i veya 25'i sonuna kadar; yıllık FHZ ve itibari hizmet belgeleri (geçici 4 kapsamındakiler) izleyen yılın 31 Mart'ına kadar verilir.

Düzenleme esasları (md. 102/7–17)

• Belge her işyeri için ve sigorta kolları ile prim oranları dikkate alınarak ayrı düzenlenir; sigortalılar sicil numarasına göre küçükten büyüğe sıralanır.
• Alt işveren asıl işyeri sicil numarası ve alt işveren koduyla kendi belgesini verir; asıl işveren de alt işveren adına belge düzenleyebilir.
• Eksik çalışma belgeleri (rapor, ücretsiz izin, disiplin, tutukluluk, kısmi süreli sözleşme, puantaj, grev-lokavt, devamsızlık, kısa çalışma vb.) ilgili ayda düzenlenir ama Kuruma verilmez; işverence saklanır ve istenirse 15 gün içinde ibraz edilir. İbraz edilmez veya geçersiz sayılırsa belge re'sen düzenlenir. Diğer geçerli belgeleri Kurum Yönetim Kurulu belirler.
• Yalnız GSS'ye tabi olanlar için (belirli istisnalar dışında) belge verilmez; tahakkuku Kurum yapar.

Sonradan verme ve re'sen düzenleme (md. 103)

• Defter tutan işverenin süre geçtikten sonra verdiği 4/a belgesi doğruluğu denetim veya kayıtlarla anlaşılırsa işleme konur; yalnız fiilî tespit ve ifadelere dayanılırsa geriye en fazla bir yıl dikkate alınır.
• Son günden itibaren üçüncü ayın sonuna kadar verilen belge, şüphe yoksa ve sigortalıların işe giriş bildirgeleri süresinde verilmişse incelemeye gidilmeksizin işleme alınır. 4/c belgeleri şüphe, ihbar veya şikâyet yoksa incelemesiz işlenir.
• Belge türü veya kanun numarası hatalı seçildiği için verilen düzeltme belgeleri (sigortalı, gün ve kazanç aynıysa ve FHZ kazandırma yoksa) incelemesiz işlenir ve idari para cezası uygulanmaz.
• Bildirilmeyen veya eksik bildirilen çalışmalar için giriş, çıkış ve prim belgeleri ünitece bir ay süreli tebligatla istenir; verilmezse re'sen düzenlenir.

Dayanak, bordro ve kayıtlar (md. 104–107)

• Yasal defterler ve dayanak belgeler prim belgelerinin dayanağıdır. İşveren, belgeyi doğrulayan ücret tediye bordrosu düzenler; tehlike sınıfı farklı işyerlerinin bordroları ayrı düzenlenir.
• Defter ve belgeler 10 yıl (kamu idareleri 30 yıl) saklanır; tebligattan itibaren 15 gün içinde (veya verilen mehilde) ibraz edilir; işyerinde veya işletme merkezinde inceleme talep edilebilir. Zamanaşımı söz konusuysa mehil talebi kabul edilmez. Eksik ibraz, ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmediği sayılır.

Sınavda dikkat

• 4/a belgesi: izleyen ayın 26'sı 23.59.
• Eksik gün belgeleri Kuruma verilmez; istenirse 15 gün içinde ibraz.
• Üç ay içinde verilen geç belge şartlarla incelemesiz işlenir.
• Düzeltme belgesine idari para cezası yok.