2020/20 sayılı Genelge Başlık 3E-sigorta sözleşmelerinin imha süresi

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin; "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme" başlığını taşıyan 30 uncu maddesi; "Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar." Aynı Yönetmeliğin, ek 1 inci maddesi; "Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." hükümlerini içermektedir.

Ayrıca Sosyal Güvenlik Kurumu e-sigorta sözleşmesinin "Kurum Kayıtlarının Esas Alınması" başlığını taşıyan 7 nci madde ise; "Elektronik veya bilgi işlem ortamında yapılanlar dahil, her türlü işlemlerin, arşivlenen bilgilerin tespit ve tevsikinde Kurumun kayıtları esas alınır. Bu bilgi ve belgeler adli ve idari merciler nezdinde geçerlidir." hükmünü içermektedir.

Ayrıca 5510 sayılı Kanunun 86 ncı maddesinin ikinci fıkrası uyarınca; işverenlere, ve işyeri sahiplerine; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idarelerine ise otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurlarının ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde on beş gün içinde ibraz etmek zorunluluğu getirilmiştir.

Bu doğrultuda e-sigorta uygulamasının aylık prim ve hizmet belgesi ile sigortalı işe giriş ve işten ayrılış bildirgelerini de içeriyor olması ve bu dokümanların işveren ile sigortalılar veya işveren ile Kurum arasında meydana gelebilecek hukuki ihtilaflarda, açılacak ya da açılan davalarda delil niteliğini taşıyor olması nedeniyle söz konusu sözleşmeler Kanunda belirlenen süre boyunca saklanacak ve bu belgeler işyeri dosyaları ile birlikte imha edilmeyerek, ayrıca klase edilecektir.

Kaynak: 2020/20 sayılı İşveren İşlemleri Genelgesi · tablo ve örnekler PDF'ten metne dönüştürüldü, düzeni bozuk olabilir · metin kontrolü 07.10.2026