Resmî Yazışma Yönetmeliği GYS özeti: belgenin bölümleri, sayı, tarih, ek ve imza

Resmî yazışma kuralları görevde yükselme sınavlarının ortak konuları arasındadır. Kurallar ayrıntıya dayandığı için belgenin bölümlerini sırasıyla bilmek, "hangisi yönetmeliğe aykırıdır" türündeki soruları hızla çözmenizi sağlar. Bu yazıda Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği belgenin yukarıdan aşağıya akışına göre anlatıyoruz: biçim, başlık, sayı, tarih, konu, muhatap, ilgi, metin, imza, ek, dağıtım ve özel ibareler. Yönetmelik 10/6/2020 tarihli Resmî Gazetede yayımlanmıştır ve bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar (md. 1).

1. Ortam, nüsha ve biçim

• Boyut: A4 (210x297 mm); ekler farklı ebatta olabilir (md. 6).
• Yazı tipi: Times New Roman 12 punto veya Arial 11 punto, normal stil. Gerekirse yazı alanında 9 puntoya, iletişim bilgilerinde 8 puntoya kadar düşülebilir (md. 7).
• Kenar boşlukları: Üst, sol ve sağdan 1,5 cm; logo kullanılırsa üst boşluk 0,5 cm (md. 8).
• Logo: Belgede en fazla iki logo olur; iki logoda hiyerarşik olarak üst idarenin logosu solda yer alır (md. 9).

2. Belgenin bölümleri, yukarıdan aşağıya

Başlık (md. 10)

İlk satıra "T.C.", ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük olarak ortalanarak yazılır. İl ve ilçe teşkilatlarında ikinci satıra mülki idarenin adı (örneğin "ANKARA VALİLİĞİ") yazılır. Başlık yazımında DETSİS kayıtları esas alınır.

Sayı (md. 11)

Belgede sayı bulunması zorunludur. Sayı dört parçadan oluşur ve aralarına kısa çizgi konur:

1. Hazırlanma süreci harfi: E (elektronik), Z (zorunlu hâl), O (olağanüstü durum)
2. DETSİS'teki Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası
3. Standart dosya planı kodu
4. Kayıt numarası

Örnek: E-67915368-903.07.02-4752. "Sayı:" yan başlığı başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak, yazı alanının solundan başlanarak yazılır.

Tarih (md. 12)

Sayı ile aynı satırda, yazı alanının en sağında gün, ay, yıl sırasıyla rakamla ve aralarına nokta konarak yazılır; gün ve ay iki, yıl dört hanelidir (01.09.2019). Ay adı harfle yazılırsa araya işaret konmaz (10 Ekim 2019). Elektronik belgede belge tarihi, en son yetkilinin imzasındaki zaman damgasıdır.

Konu (md. 13)

"Sayı:" satırının bir alt satırına, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde, kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna noktalama işareti konmadan yazılır.

Muhatap (md. 14)

Konudan sonra iki satır boşluk bırakılarak sayfa ortalanarak yazılır. İdare muhatapsa adı büyük harflerle ve yönelme hâl ekiyle yazılır ("MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞINA"). Gerçek kişi muhatapsa "Sayın" ibaresinden sonra adı ilk harfi büyük, soyadı büyük harflerle yazılır. Birden fazla muhatap varsa "DAĞITIM YERLERİNE" yazılır.

İlgi (md. 15)

Muhataptan sonra iki satır boşlukla yazılır. Birden fazla ilgi varsa belgeler önceki tarihliden başlanarak sıralanır ve küçük harf ile kapama parantezi kullanılır: a), b), c). İlgide "… tarihli ve … sayılı …" ibaresi kullanılır ve sonuna nokta konur. "Sayı", "Konu" ve "İlgi" yan başlıklarından sonraki iki nokta işaretleri aynı hizada yazılır.

Metin (md. 16)

• İlgi ile metin arasında bir satır, ilgi yoksa muhatap ile metin arasında iki satır boşluk bırakılır.
• Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır, metin iki yana hizalanır, paragraflar arasında boşluk bırakılmaz.
• Çok sayfalı belgede sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi yalnız ilk sayfada; imza, ek ve dağıtım yalnız son sayfada yer alır.
• Kısaltma ilk kullanıldığı yerde açık yazılır, sonra parantez içinde kısaltma verilir: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM).
• Metin TDK Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.

Bitiş ibareleri: alt makamlara "… rica ederim.", üst ve aynı düzeydeki makamlara "… arz ederim.", karışık dağıtımlı yazılarda "… arz ve rica ederim." veya "… arz/rica ederim.", gerçek kişilere "Saygılarımla.", "İyi dileklerimle." ya da "Bilgilerinize sunulur." (md. 16/12).

"Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerin; '… arz ederim.' şeklinde bitirilmemesi veya '… rica ederim.' ibaresiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engel değildir." (md. 31/7)

İmza (md. 17)

• Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak, yazı alanının en sağında ad, soyad ve unvan yazılır. Ad ilk harfi büyük, soyad tamamen büyük harflerle yazılır.
• Elektronik belgede imzanın üstüne "elektronik imzalıdır" gibi bir ibare konmaz.
• Yetki devri: imzalayanın adı birinci satıra, "Bakan a.", "Vali a.", "Genel Müdür a." gibi ibare ikinci satıra, imzalayanın unvanı üçüncü satıra yazılır.
• Vekâlet: imzalayanın adı birinci satıra, "Genel Müdür V.", "Rektör V." gibi ibare ikinci satıra yazılır.
• İki imza: üst unvan sahibi sağda. İkiden fazla imza: en üst unvan sahibi en solda, sonra soldan sağa unvan sırasıyla.

Ek ve dağıtım (md. 18-19)

"Ek:" başlığı imzadan sonra yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Tek ek varsa başlığın sağına, birden fazla ek varsa altına numaralandırılarak yazılır; eklerin sağ üst köşesine EK-1, EK-2 konur. Ek gönderilmiyorsa "Ek konulmadı" yazılır. Dağıtımda belgenin gereğini yapacaklar "Gereği:", bilgi sahibi olacaklar "Bilgi:" kısmına yazılır; liste uzunsa "DAĞITIM LİSTESİ" ayrı sayfada verilir.

3. Olur, paraf, gizlilik ve süreli belgeler

Ezber için kontrol listesi

Sınavdan önce şu sayıları bir kez daha gözden geçirin: A4; 12/11 punto (en az 9 ve 8); 1,5 cm kenar, 0,5 cm logolu üst boşluk; en fazla 2 logo; 1,25 cm paragraf girintisi; imza için 2-4 satır boşluk; e-belgede 1 nüsha, fiziksel belgede en az 2 nüsha; ret bildirimi için 2 iş günü. Dilekçe hakkının kanuni çerçevesi için 3071 sayılı Dilekçe Kanunu yazımıza, tüm ortak konuların listesi için GYS konuları rehberine bakabilirsiniz.

Kaynaklar

• Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete, 10/6/2020), mevzuat.gov.tr yürürlükteki metin, md. 1-32. Tam metin: Resmî Yazışma Yönetmeliği.