Belgenin Bölümleri

Yazı alanı ve logo (md. 8-9)

• Yazı alanı sayfanın üst, sol ve sağ kenarından 1,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir; logo kullanılırsa üst boşluk 0,5 cm olur.
• Logo tercihe bağlıdır; belgede en fazla iki logo kullanılır. İki idare logosunda hiyerarşide üst idarenin logosu solda, alt idareninki sağdadır.

Başlık (md. 10)

Başlık (antet) belgeyi gönderen idarenin adını gösterir ve ortalanarak yazılır: 1. satır "T.C.", 2. satır idare adı büyük harflerle, 3. satır birim adı ilk harfleri büyük. İl ve ilçe teşkilatında 2. satıra bağlı olunan mülki idarenin adı yazılır (5442 sayılı Kanun); dış temsilcilikler de böyledir. Başlık yazımında DETSİS kayıtları esas alınır.

Sayı ve tarih (md. 11-12)

• Sayı zorunludur: ortam ibaresi (E elektronik, Z zorunlu hâl, O olağanüstü durum) - Devlet Teşkilatı Numarası - standart dosya planı kodu - kayıt numarası; araları kısa çizgi. Örnek: E-67915368-903.07.02-4752.
• "Sayı:" başlığın son satırından iki satır boşluk bırakılarak soldan yazılır. Zorunlu hâlde kayıt numarası el yazısıyla imzalandıktan sonra alınır.
• Tarih sayı ile aynı satırda, en sağda; gün ve ay iki, yıl dört haneli, aralarına nokta (01.09.2019). Ay harfle yazılırsa işaret konmaz (10 Ekim 2019).
• Elektronik belgede belge tarihi, en son yetkilinin imzasına ait zaman damgasındaki tarihtir.

Konu, muhatap, ilgi (md. 13-15)

• "Konu:" sayının bir alt satırında, kelimelerin baş harfleri büyük, sonuna noktalama işareti konmadan, dikey orta hizayı geçmeyecek biçimde yazılır.
• Muhatap, konudan iki satır sonra ortalanarak; idare ise adı büyük harflerle ve yönelme hâl ekiyle yazılır. Gerçek kişide "Sayın" + ad (ilk harfi büyük) + SOYAD. Birden fazla muhatapta "DAĞITIM YERLERİNE".
• İlgi: muhataptan iki satır sonra; birden fazla ilgi eskiden yeniye sıralanır, küçük harf ve ")" kullanılır; sonuna nokta konur.

Metin (md. 16)

• İlgi ile metin arasında bir, ilgi yoksa muhatap ile metin arasında iki satır boşluk. Paragraf 1,25 cm içeriden, iki yana hizalı; paragraflar arasında boşluk yok.
• Dört ve daha çok haneli sayılar üçlü gruplara nokta ile ayrılır (1.452); kesirler virgülle (10.545,72).
• Kısaltma ilk kullanımda açık biçimle, sonra parantez içinde yazılır. TDK Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınır.
• Bitiş: alt makama "rica ederim", üst ve aynı düzeye "arz ederim"; karma dağıtımda "arz ve rica ederim"; gerçek kişiye "Saygılarımla." vb.

İmza, ek, dağıtım, olur, paraf (md. 17-22)

• İmza metinden iki ila dört satır boşluk sonra, en sağda. Islak imza mavi kalemle. Yetki devrinde "Vali a.", vekâlette "Genel Müdür V.". İki imzada üst unvan sağda; ikiden fazlasında en üst unvan en solda.
• Ek tekse "Ek:" yanına, çoksa altına numaralı; sığmazsa "EK LİSTESİ"; gönderilmezse "Ek konulmadı".
• Dağıtım: "Gereği:" ve "Bilgi:" kısımları; sığmazsa "DAĞITIM LİSTESİ".
• Olur: "OLUR" büyük harfle yazı alanının ortasına; ara makamlar "Uygun görüşle arz ederim." ile katılır.
• Paraf bilgileri üstveride tutulur, muhataba paylaşılmaz; fiziksel belgede paraf yalnız idarede kalan nüshada.

Diğer bölümler (md. 23-28)

• Doğrulama: "Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır." + doğrulama kodu; karekod sağda; doğrulama e-Devlet üzerinden.
• "Hizmete Özel" elektronik ortamda; "Özel" ve üstü fiziksel ortamda. Gizlilik derecesinden imzacı yetkili makam sorumludur.
• "ACELE" belgeye derhâl, "GÜNLÜDÜR" belgeye belirtilen sürede cevap; ibare sağ üst köşede kırmızı, yalnız ilk sayfada.
• Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında, ortada, toplam sayfa içindeki sırayı gösterir. Görüntüdeki bilgi ile üstveri arasında fark olamaz.

Sınavda dikkat

• E/Z/O harfleri belgenin hazırlanma ortamını gösterir.
• Konunun sonuna nokta konmaz; ilginin sonuna konur.
• Alt makama rica, üst ve aynı düzeye arz.
• İki imzada üst unvan sağda, ikiden fazlasında en solda.
• "Hizmete Özel" elektronik, "Özel" ve üstü fiziksel ortamda işlenir.