Belgenin Çoğaltılması, Gönderilmesi, Alınması ve İade Edilmesi

Belgenin çoğaltılması (md. 29)

• Güvenli elektronik imzalı belge, yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktı alınarak çoğaltılır. Çoğaltılan belgenin doğrulaması, doğrulama kodu ve karekod ile e-Devlet üzerinden yapılır (md. 23/2).
• Zorunlu hâllerde, olağanüstü durumlarda ya da Yönetmelik yürürlüğe girmeden önce fiziksel ortamda hazırlanan belgeden örnek çıkarılırsa belgenin uygun yerine "ASLI GİBİDİR" ibaresi konur; yetkilendirilmiş görevli ad, soyad, unvan ve tarih belirterek imzalar. Böyle çoğaltılan belge asıl belge gibi kabul edilir.

Elektronik ortamda gönderme ve alma (md. 30)

• Esas: Gönderme ve alma, ilgili mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılır. İdareler arasında, anlaşma çerçevesinde ve kayıt altına alınmak kaydıyla başka iletim mekanizması da kullanılabilir.
• Güvenli elektronik imzalı belgeler veri depolama araçlarıyla da iletilebilir; bu durumda gönderme ve alma kaydı tutulur.
• İdare, e-Yazışma Teknik Rehberine uygun belgeleri işleme koymakla yükümlüdür; uygun olmayan belgeyi reddetme hakkına sahiptir. Reddeden idare durumu sebepleriyle birlikte, belgenin ulaştığı tarihi takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar gönderen idareye bildirir.
• İdare dışına giden belgeler gerekli hâllerde şifrelenir; şifreleme sertifikaları yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından temin edilir ve idarelerin sertifikaları DETSİS üzerinden paylaşılır.
• Şifreli belgeyi açamayan idare belgeyi reddeder ve ikinci iş gününün sonuna kadar gönderene bildirir. Bildirimde bulunmazsa belge açılmış, içeriğine erişilmiş ve Rehbere uygun kabul edilmiş sayılır.

Fiziksel ortamda gönderme ve alma (md. 31)

• Elektronik iletim mümkün değilse, yetkilendirilmiş görevlilerce çıktısı alınan güvenli elektronik imzalı belge fiziksel ortamda gönderilir; alan idare doğrulamayı yaptıktan sonra işleme alır.
• Zarfta: başlık, gerekirse gönderenin adresi, belgenin tarihi ve sayısı sol üst köşeye; muhatabın adı ve adresi zarfın ortasına, kısaltma kullanılmadan. ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL bilgisi sağ üst köşede kırmızı büyük harflerle.
• "Hizmete Özel" dışındaki gizlilik dereceli belgeler esas olarak fiziksel ortamda gönderilir; kodlu/kriptolu haberleşmeye yetkili idareler güvenlik tedbiriyle elektronik ortamda da gönderebilir.
• Fiziksel gelen belgenin alındığı tarih ve üstverileri EBYS'ye veya kurumsal belge kayıt sistemine kaydedilir; gelen belge etiketi/kaşesi üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne basılır.
• Kişilerin dilekçesinin "arz ederim" ile bitirilmemesi ya da "rica ederim" veya başka ibareyle bitirilmesi işleme alınmasına engel değildir.

Belgenin iade edilmesi (md. 32)

• Muhatabı olunmayan elektronik belgede: muhatap olunmadığı bilgisi ve tanımlayıcı bilgiler gönderene elektronik ortamda iletilir. Asıl muhatap açıkça belliyse belge ona iletilebilir, gönderene bilgi verilir ve bir kopya elektronik ortamda saklanır.
• Muhatabı olunmayan fiziksel belgede asıl muhatap anlaşılamıyorsa belge gönderene iade edilir; açıkça belliyse gerektiğinde sureti alınarak aslı muhatabına gönderilir ve gönderene bilgi verilir.

Sınavda dikkat

• Red bildirimi süresi: belgenin ulaştığı tarihi takip eden ikinci iş gününün sonu.
• Şifreli belgede süresinde bildirim yapılmazsa belge açılmış ve uygun kabul edilmiş sayılır.
• "ASLI GİBİDİR" fiziksel ortamdaki belgelerin çoğaltılmasına özgüdür; elektronik belge e-Devlet'ten doğrulanır.
• Zarfta tarih ve sayı sol üstte, süre ve kişiye özel bilgisi sağ üstte kırmızıyla yer alır.
• Dilekçenin "rica ederim" ile bitmesi işleme engel değildir.