Genel Hükümler

Amaç ve kapsam (md. 1)

Resmî Yazışma Yönetmeliğinin amacı; güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda veya el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, bilgi veya belge alışverişini hızlı ve güvenli bir biçimde yürütmek ve uygulama birliğini sağlamaktır.

Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

Dayanak (md. 2)

Yönetmelik, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Temel tanımlar (md. 3)

• Belge: Bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idarece hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgi.
• Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreci.
• Arşiv imza: Kriptografik metotların zamanla koruyucu özelliğini yitirmesine karşı periyodik olarak alınan zaman damgası ile korunan elektronik imza.
• DETSİS: Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığınca yürütülen, idarelerin birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistem.
• EBYS: e-Yazışma Teknik Rehberine uygun belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan ve yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistem.
• Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınması.
• e-Yazışma Teknik Rehberi: Belgelerin yapısı, formatı, imzalama ve şifreleme mekanizmalarını tanımlayan, Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığınca yayımlanan güncel rehber.
• Fiziksel ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemler. Form: Biçimli belge. Format: Elektronik dosya türleri.
• Günlük rapor: EBYS'de yapılan ekleme, değiştirme, silme, görüntüleme, gönderme gibi işlemlerin kim tarafından, hangi tarih ve saatte yapıldığını gösteren kayıtlar.
• Kurumsal belge kayıt sistemi: EBYS kullanamayan idarece ya da "Çok Gizli" belgeler ile olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere sayı almak için kullanılan defter ve benzeri kayıt.
• Olağanüstü durum: Güvenlik zafiyeti oluşturabilecek ya da uzun süreli elektrik kesintisi, donanım/yazılım sorunu gibi nedenlerle EBYS'nin uzun süre çalışmaması yüzünden belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken durumlar.
• Zorunlu hâl: İlgili mevzuattaki özel hükümlere göre belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken hâller.
• Standart dosya planı: Belgelerin konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlayan, Devlet Arşivleri Başkanlığınca yayımlanan sınıflama şeması.
• Üstveri: Belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri tüm bilgiler. Üst yazı: Belgenin, varsa ekleri hariç kısmı.
• Zaman damgası: Elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespiti için elektronik sertifika hizmet sağlayıcısınca güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydı.
• Yetkili makam: Mevzuattaki görevleri yerine getirmede yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevliler.

Sınavda dikkat

• Yönetmelik bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar; dayanağı 1 sayılı CBK md. 6 ve 7'dir.
• e-Yazışma Teknik Rehberi ve DETSİS: Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı; standart dosya planı: Devlet Arşivleri Başkanlığı.
• Elektronik onay paraf yerine geçer, imza yerine değil.
• Zorunlu hâl mevzuattaki özel hükümlerden, olağanüstü durum güvenlik zafiyeti ya da EBYS'nin uzun süre çalışmamasından doğar.
• Üst yazı, belgenin ekleri hariç kısmıdır.

Not: Dijital Dönüşüm Ofisi 28/3/2025 tarihli 183 sayılı CBK ile kapatılmıştır; DETSİS ve e-Yazışma Teknik Rehberi tanımlarındaki ibare Yönetmelik metnindeki hâliyle verilmiştir.