Belgenin Özellikleri

Resmî yazışma ortamları (md. 4)

Kamu kurum ve kuruluşlarınca resmî yazışmalar, elektronik ortamda, e-Yazışma Teknik Rehberine uygun hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgeler muhataplarıyla elektronik ortamda paylaşılır ve elektronik ortamda saklanır.

• Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, çıktısı alınarak ayrıca el yazısıyla imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.
• Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda resmî yazışmalar el yazısıyla imzalanan belgelerle yapılır; bu belgelerin gönderilmesi ve saklanması fiziksel ortam şartlarına göre gerçekleştirilir.

Nüsha sayısı (md. 5)

• Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler tek nüsha olarak hazırlanır.
• Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenir.

Belgenin şeklî özellikleri (md. 6)

• Belgeler A4 (210x297 mm) boyutu dikkate alınarak hazırlanır.
• Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.
• Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelerin üst yazıları için kâğıdın bir yüzü kullanılır; üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir.

Yazı tipi ve harf büyüklüğü (md. 7)

• Belgelerde "Times New Roman" veya "Arial" yazı tipi, normal yazı stilinde kullanılır.
• Harf büyüklüğü esas olarak Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 puntodur.
• Gerekli hâllerde yazı alanında 9 puntoya, iletişim bilgileri kısmında 8 puntoya kadar düşürülebilir.
• Belge eklerinde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.

Kısaca karşılaştırma

Elektronik belge: güvenli elektronik imza, tek nüsha, elektronik ortamda saklama. Zorunlu hâl/olağanüstü durum belgesi: el yazısıyla imza, en az iki nüsha (paraflı nüsha idarede kalır), üst yazıda kâğıdın tek yüzü, fiziksel ortamda gönderme ve saklama.

Sınavda dikkat

• Güvenli elektronik imzalı belgenin çıktısı alınıp ayrıca ıslak imza atılmaz.
• Tek nüsha kuralı elektronik belge içindir; fiziksel belgede en az iki nüsha düzenlenir ve paraflı nüsha hazırlayan idarede kalır.
• Kâğıdın tek yüzü yalnız üst yazı için zorunludur; ekler için iki yüz kullanılabilir.
• 12 punto Times New Roman, 11 punto Arial; alt sınırlar yazı alanında 9, iletişim bilgilerinde 8 puntodur.
• Eklerde farklı ebat, format, yazı tipi ve harf büyüklüğü serbesttir.