Harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve muhasebe yetkilisi: görevler ayrılığı nasıl işler?

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun genel çerçevesini (kapsam, bütçe türleri, üst yönetici) bilen bir aday için asıl ayırt edici soru şudur: bir ödeme belgesinin üzerinde kimin imzası, hangi sorumlulukla bulunur? Görevde yükselme sınavlarında “görevler ayrılığı” sorusu çoğu zaman bir olay anlatımıyla gelir; doğru cevabı vermek için her rolün dayanak maddesini bilmek gerekir. Bu yazıda harcama zincirinin üç halkasını ve bunları birbirinden ayıran kuralları madde atıflarıyla açıyoruz. Konunun özeti için Kamu Mali Yönetimi konu özetine de göz atabilirsiniz.

Neden görevler ayrılığı?

5018 sayılı Kanunun 56. maddesi iç kontrolün amaçları arasında “her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini” ve varlıkların kötüye kullanılmasının ve israfının önlenmesini sayar. Bir işlemin onayı, uygulanması, kaydı ve kontrolü aynı kişide toplanırsa hata da suistimal de görünmez hâle gelir. Görevler ayrılığı bu yüzden bir “bürokratik tercih” değil, iç kontrol sisteminin temel taşıdır.

“Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez. Malî hizmetler biriminde ön malî kontrol görevini yürütenler malî işlem sürecinde görev alamazlar.” (5018 sayılı Kanun, md. 60)

Üç rol tek tabloda

1. Harcama yetkilisi (md. 31-32)

31. maddeye göre bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir. Teşkilat yapısı gibi nedenlerle güçlük olan idarelerde harcama yetkisi, üst yönetici veya üst yöneticinin belirleyeceği kişilerce yürütülebilir. Kanun veya Cumhurbaşkanlığı kararnamesine dayanarak yönetim kurulu, komisyon gibi bir kurulun kararıyla yapılan harcamalarda harcama yetkisinden doğan sorumluluk o kurula aittir. Yükseköğretim kurumlarında harcama yetkilileri ödenek gönderme belgesiyle belirlenir.

Dikkat edilecek iki cümle daha vardır: harcama yetkisinin devredilmesi, devredenin idari sorumluluğunu ortadan kaldırmaz ve harcama yetkilileri bütçede öngörülen ödenek kadar harcama yapabilir.

32. maddeye göre bütçeden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür. Talimatta hizmet gerekçesi, işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödenek, gerçekleştirme usulü ve gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır.

2. Gerçekleştirme görevlisi (md. 33)

33. maddeye göre bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin usulüne uygun alındığının görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmesi gerekir. Giderin gerçekleştirilmesi; harcama yetkilisince belirlenen görevlinin düzenlediği ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır. Elektronik ortak veri tabanından yapılan harcamalarda veri giriş işlemleri de gerçekleştirme görevi sayılır.

İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar'ın 12. maddesi bir adım daha ileri gider: harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla gerçekleştirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirir. Bu görevliler ödeme emri belgesi ve ekleri üzerinde ön mali kontrol yapar ve belgeye “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhini düşerek imzalar.

3. Muhasebe yetkilisi (md. 61)

Muhasebe hizmeti; gelir ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerlerin alınması, saklanması ve tüm mali işlemlerin kaydı ile raporlanmasıdır. Bu işlemleri yürütenler muhasebe yetkilisidir ve memuriyet kadro unvanının bu niteliğe etkisi yoktur. Genel bütçeli idarelerin muhasebe hizmetleri Hazine ve Maliye Bakanlığınca yürütülür.

Muhasebe yetkilisi ödeme aşamasında ödeme emri belgesi ve ekleri üzerinde yalnız şu dört hususu kontrol eder:

1. Yetkililerin imzası,
2. Ödemeye ilişkin mevzuatında sayılan belgelerin tamam olması,
3. Maddi hata bulunup bulunmadığı,
4. Hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgiler.

Muhasebe yetkilisi mevzuatında düzenlenmiş belgeler dışında belge arayamaz. Hata veya eksiklik varsa ödeme yapamaz ve belgeyi en geç bir iş günü içinde gerekçesiyle birlikte harcama yetkilisine yazılı olarak gönderir. Sorumluluğu, görevi gereği incelemesi gereken belgelerle sınırlıdır.

Ön mali kontrol ve dördüncü çizgi

5018 sayılı Kanunun 58. maddesine göre ön mali kontrol, harcama birimlerindeki süreç kontrolleri ile mali hizmetler biriminin yaptığı kontrollerden oluşur. Usul ve Esaslar'ın 15. maddesi “Görevler ayrılığı ilkesi” başlığıyla şunu ekler: mali hizmetler biriminde ön mali kontrol görevini yürütenler onay belgesi, şartname ve sözleşme tasarısı hazırlanması, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi aşamalarda görevlendirilemez; ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan ve üye olamaz.

Hangi işlemlerin mali hizmetler biriminin ön mali kontrolüne gireceği de tutarla belirlenmiştir: Usul ve Esaslar'ın 17. maddesine göre (14/12/2022 değişikliğiyle) harcamayı gerektiren taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından mal ve hizmet alımlarında 5 milyon TL'yi, yapım işlerinde 15 milyon TL'yi aşanlar (KDV hariç) ön mali kontrole tabidir ve en geç 10 iş günü içinde kontrol edilir. Hazine ve Maliye Bakanlığı bu tutarları üç katına kadar artırmaya yetkilidir.

Örnek akış: bir yazıcı alımı

1. Şube müdürlüğü (harcama birimi) yazıcı ihtiyacını belirler; harcama yetkilisi onay belgesiyle harcama talimatı verir (md. 32).
2. Görevlendirilen gerçekleştirme görevlisi piyasa fiyat araştırması yapar, alımı gerçekleştirir; muayene ve kabul işlemleri yapılır; taşınır kayıt yetkilisi taşınır işlem fişini düzenler.
3. Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevli gerçekleştirme görevlisi belgeyi kontrol edip “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhiyle imzalar.
4. Harcama yetkilisi ödeme emri belgesini imzalar (md. 33).
5. Muhasebe yetkilisi dört kontrolü yapar ve hak sahibine ödemeyi gerçekleştirir (md. 61).

Taşınır tarafında da benzer bir ayrılık kuralı vardır: Taşınır Mal Yönetmeliğinin 6. maddesine göre taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez. Alımın ihale tarafını doğrudan temin (22. madde) yazımızda anlattık.

Kamu zararı: hata kimin cebinden çıkar?

5018 sayılı Kanunun 71. maddesi kamu zararını, kamu görevlilerinin kasıt, kusur veya ihmallerinden kaynaklanan mevzuata aykırı karar, işlem veya eylemleri sonucunda kamu kaynağında artışa engel veya eksilmeye neden olunması olarak tanımlar. Belirlenmesinde esas alınan hâllerden bazıları: iş, mal veya hizmet karşılığı belirlenen tutardan fazla ödeme; mal alınmadan veya iş yaptırılmadan ödeme; rayiç bedelden yüksek fiyatla alım; mevzuatında öngörülmediği hâlde ödeme. Tespit edilen kamu zararı, oluştuğu tarihten itibaren faiziyle ilgililerden tahsil edilir. Rollerin ayrı tutulması, zararın kimin işleminden doğduğunu da belirlenebilir kılar.

Bu konunun sınavdaki yerini görmek için görevde yükselme sınavı konuları yazısına bakabilirsiniz.

İlgili yazılar: Taşınır Mal Yönetmeliği: kayıt, kontrol, sayım · Merkezî yönetim bütçe süreci

Kaynaklar

• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, md. 31-33, 56, 58, 60, 61, 71
• İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar (RG 31/12/2005, sayı 26040 3. mükerrer; 14/12/2022 değişikliğiyle), md. 12, 15, 17 — Adalet Bakanlığı SGB metni