Taşınır Mal Yönetmeliği: kayıt yetkilisi, kontrol yetkilisi, taşınır işlem fişi ve sayım

Masanızdaki bilgisayardan depodaki kâğıt topuna kadar kamuya ait her taşınır mal bir kayıt sistemine bağlıdır. Bu sistemin kuralları, eski Ayniyat Talimatnamesinin yerini alan Taşınır Mal Yönetmeliği'ndedir. Görevde yükselme sınavlarında, özellikle şef, ayniyat saymanı, ambar memuru ve idari-mali işler kadroları için bu yönetmelikten roller, belgeler ve sayı kuralları sorulur. Bu yazıda yönetmeliği sınav mantığıyla, madde atıflarıyla özetliyoruz. Harcama sürecindeki diğer roller için harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve muhasebe yetkilisi yazımızı okuyabilirsiniz.

Dayanak, kapsam ve yürürlük

Yönetmelik, 28/12/2006 tarihli ve 2006/11545 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla kabul edilmiş, 18/1/2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanmıştır. Dayanağı 5018 sayılı Kanunun 44. maddesidir (md. 3). Hükümlerin çoğu 1/7/2007'de, taşınır mal yönetim hesabına ilişkin 34. ve 35. maddeler 31/12/2007'de, bedelsiz devir ve sicil numarası gibi bazı hükümler ise yayımı tarihinde yürürlüğe girmiştir (md. 40).

Kapsam genel yönetim kapsamındaki kamu idareleri ve bunlara ait taşınırlardır (md. 2). Türk Silahlı Kuvvetleri (Jandarma ve Sahil Güvenlik dahil), MİT ve Emniyet Genel Müdürlüğünün taşınırlarında özel mevzuat uygulanır. İdarelerin fabrika ve imalathanelerinde kullanılan ilk madde ve malzemeler ile yarı mamul ve mamuller de kapsam dışıdır.

Kim, neden sorumlu?

“Taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez.” (Taşınır Mal Yönetmeliği, md. 6/3)

Personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde bu görevi harcama yetkilisinin kendisi yerine getirir. Kamu görevlileri kendilerine teslim edilen taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, amacına uygun kullanmak ve görevden ayrılırken iade etmekle yükümlüdür; kasıt, kusur veya ihmalle kırılan, bozulan ya da kaybolan taşınırlar ilgililere tazmin ettirilir (md. 5).

Defterler ve belgeler

9. madde dört defter sayar: Tüketim Malzemeleri Defteri (kod listesinin A bölümü), Dayanıklı Taşınırlar Defteri (B bölümü; her taşınır için ayrı giriş ve çıkış), Müze Defteri ve Kütüphane Defteri. Kayıtların ve belgelerin elektronik ortamda tutulması esastır (md. 11).

• Taşınır İşlem Fişi (TİF): Girişlerde, çıkışlarda, ambarlar arası devirlerde ve değer artışlarında düzenlenir. En az üç nüsha olur, her mali yıl başında “1”den başlayan sıra numarası alır ve dayanağı olan belgenin tarihinden önceki bir tarihi taşıyamaz (md. 10).
• Taşınır İstek Belgesi: Tüketim malzemesi veya dayanıklı taşınır talebinde kullanılır (md. 22-23).
• Taşınır Teslim Belgesi: Dayanıklı taşınırın kişiye zimmetlenmesinde düzenlenir; oda, büro, salon gibi ortak alanlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi asılır (md. 23).
• Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı: Fire, kayıp, kullanılamaz hâle gelme ve hurdaya ayırmada kullanılır (md. 27-28).

Giriş ve çıkış kuralları

Satın alınan taşınırlar teslim alındıktan sonra kod listesindeki hesap kodları itibarıyla üç nüsha TİF ile kaydedilir; fişin bir nüshası ödeme emri belgesine bağlanır (md. 15). Kayıt değeri satın almada maliyet bedelidir; bağışta belgeli değer, belge yoksa değer tespit komisyonunun belirlediği değer esas alınır. Bu komisyon harcama yetkilisinin onayıyla, taşınır kayıt yetkilisi ve işin uzmanı dahil en az üç kişiden oluşur (md. 13).

Tüketim malzemesi TİF düzenlenmeden hiçbir şekilde çıkış yapamaz ve çıkışlar “ilk giren ilk çıkar” esasına göre giriş bedelleri üzerinden kaydedilir (md. 22). Muhasebe kayıtlarında izlenen taşınırlara ait fişlerin bir nüshası, düzenleme tarihinden itibaren en geç 10 gün içinde ve her durumda mali yıl bitmeden muhasebe birimine gönderilir (md. 30).

Sayım, devir teslim ve hurda

Fire, sayım noksanı, çalınma veya kırılma gibi hâllerde kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığı araştırılır ve sonuç ayrı bir tutanakla belirtilir (md. 27/3). Sayım fazlası taşınırlar, aynı nitelikte son bir yıl içinde giriş yapılan taşınırın değeriyle, yoksa değer tespit komisyonunun belirlediği değerle kayda alınır (md. 17).

Bedelsiz devir ve sicil numarası

Kayıtlara alınış tarihinden itibaren beş yılını tamamlamış ve idarenin ihtiyaç duymadığı taşınırlar, ihtiyacı olan idarelere bedelsiz devredilebilir; ancak bakım, onarım ve taşıma giderleri nedeniyle devralan için ekonomik olmayanlar devredilemez (md. 31). Ar-Ge projeleri için edinilenler, ulusal otomasyon sistemleri kapsamındakiler, uluslararası organizasyonlar için alınanlar ve devredilmezse kullanım imkânı kalmayacak tüketim malzemeleri gibi hâllerde beş yıl şartı aranmaz.

Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara kayıt yetkilisi kalıcı bir sicil numarası verir. Numara üç grup rakamdan oluşur: taşınır kodu, giriş yılının son iki rakamı ve giriş sıra numarası (md. 36).

Yıl sonu: taşınır mal yönetim hesabı

34. maddeye göre taşınır mal yönetim hesabı, harcama birimleri itibarıyla taşınır kayıt yetkilisi tarafından hazırlanır ve taşınır kontrol yetkilisince kayıt, belge ve mali tablolarla uygunluğu kontrol edilerek imzalanır. Hesap; yıl sonu Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli ve yıl sonunda en son düzenlenen TİF'in sıra numarasını gösteren tutanaktan oluşur. Konsolide görevlilerince hazırlanan idare düzeyindeki cetveller idarenin kesin hesabına eklenir (md. 35). 5018 sayılı Kanunun 60. maddesi de taşınırlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemeyi mali hizmetler biriminin görevleri arasında sayar.

Sınav hazırlığını planlamak için görevde yükselme sınavına nasıl çalışılır yazısına da bakabilirsiniz.

İlgili yazılar: Doğrudan temin (22. madde) · Merkezî yönetim bütçe süreci

Kaynaklar

• Taşınır Mal Yönetmeliği, Resmî Gazete 18/1/2007, sayı 26407 (ilk metin)
• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, md. 44 ve 60
• Taşınır Mal Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik, Resmî Gazete 22/4/2016, sayı 29692